8 COISAS QUE PODE APRENDER EM 10 MINUTOS QUE IRÃO AUMENTAR 10X A SUA PRODUTIVIDADE

Neste mundo existem dois tipos de pessoas: as que fazem as coisas e aquelas que não conseguem fazer nada, não importa o quê.

O tempo é livre, mas, inestimável.

É provável que tenha múltiplas responsabilidades e o prato cheio todos os dias, mas ser "produtivo" não é o mesmo que estar "ocupado".

Adote alguns destes hábitos nos próximos 10 minutos e será mais produtivo para o resto da vida.

1 - Priorize

Não pode conseguir nada na vida se não tiver clareza sobre exatamente o que deseja. Ter planos, força-o (ou pelo menos deveria) a fazer alguma coisa.

Yogi Berra disse certa vez: "Se você não sabe para onde está a ir, talvez não chegue lá". Não temos a chance de sobrevivermos se não tivermos prioridades.

As prioridades são as coisas que deve fazer na sua vida pessoal ou no seu trabalho.

As pessoas bem-sucedidas e eficazes sabem o que fazer, quando fazê-lo e as ferramentas de que precisam para as ajudar a alcançar as suas metas de vida. Saber priorizar afeta o sucesso da sua vida e dos seus negócios.

Para priorizar melhor, identifique as suas tarefas mais importantes (MITs), separe as urgentes das mais importantes, atribua um valor a cada tarefa, ordene-as por importância e, finalmente, adicione o tempo estimado de conclusão na sua lista de itens a fazer.

Faça uma lista de afazeres curta

Chame-a “lista de sucesso”, como diz Gary Keller, autor de “A Única Coisa” (“The One Thing: The Surprisingly Simple Truth Behind Extraordinary Results”).

Gary explica:

"Longas horas gastas a verificar uma lista de tarefas e acabar o dia com um cesto de papéis cheio e uma mesa limpa, não são virtudes e nada têm nada a ver com sucesso. Em vez de uma lista de tarefas, precisa de uma lista de sucessos, uma lista que é propositalmente criada em torno de resultados extraordinários. Uma lista de tarefas tende a ser longa; uma lista de sucessos é curta. A primeira puxa-nos em todas as direções; a outra aponta numa direção específica. Uma é um diretório desorganizado e a outra é uma diretriz organizada. Se uma lista não for construída com base no sucesso, então não é para lá que vai. Se a sua lista de tarefas contém tudo, provavelmente está a levá-lo a todos os lugares, mas não para onde realmente quer ir.”

2. Tire da sua cabeça

Não confie demasiado na sua memória.

Ela vai falhar quando mais precisar.

Em vez disso, escreva as coisas, todos os dias.

Existem centenas de opções para fazer anotações - desde os bons e velhos post its, até aplicações como o Evernote, o Any.do e o Wunderlist.

Ao anotar tudo o que precisa ser feito durante a semana, terá uma visão melhor do que precisa ser realizado - e estabelecerá as prioridades de acordo.

3. Separe tarefas urgentes de importantes

O que é urgente hoje pode não ser importante amanhã.

É sua tarefa saber o que é urgente e precisa de atenção imediata e o que é importante e que pode ser adiado até amanhã.

Defina regras e limites claros para que não acabe por assumir demasiado dos outros.

Quando as suas tarefas são separadas em importantes e urgentes, é mais provável que lhes dê atenção e as faça o mais rápido possível.

Não tenha medo de alguém levar apenas com uma mensagem ou de responder a um e-mail só no dia seguinte, para que se poder concentrar nas suas tarefas.

Em “10 minutos: Encontre o seu foco, a sua maior distração e como fazer as coisas certas”, Peter Bregman escreve: "Para fazer as coisas certas, escolher o que se deve ignorar é tão importante como escolher no que se deve concentrar."

Reduza os seus compromissos. Provavelmente tem o prato muito cheio. Se alterar os seus compromissos, poderá reduzir a sua carga de trabalho e o tempo necessário para trabalhar.

4. Concentrar-se numa coisa de cada vez

A capacidade de nos concentrarmos é uma habilidade subvalorizada. A mono-tarefa muda tudo.

O single-tasking força-nos a manter o foco.

O seu sucesso pode aumentar 2 a 5 vezes, se realizar uma única tarefa propositadamente, com pouca ou nenhuma distração.

Quando tem uma prioridade clara num determinado momento, uma só tarefa é a melhor abordagem para fazer as coisas em menos tempo.

Quando realiza uma única tarefa, realiza mais em menos tempo, com menos stress.

5. Viver uma vida de 80/20

Tenho a certeza de que já ouviu falar no princípio de Pareto, conhecido também como a regra dos 80/20: concentre-se nas poucas coisas que lhe proporcionam mais benefícios.

O princípio afirma que, para a maioria dos eventos, cerca de 80% dos efeitos provêm de 20% das causas.

Bem, provavelmente está a colocar muito peso sobre si de uma só vez, durante o dia de trabalho, e encontra-se tão ocupado a fazer malabarismos com tudo que não tem um minuto para avaliar o que é essencial, o que é urgente, o que pode delegar e tudo o que é um desperdício do seu ativo mais importante.

Quando se esforçar por se concentrar nas tarefas essenciais que têm um grande Retorno sobre o Investimento (ROI), será mais produtivo, conseguirá mais e simplificará a sua vida.

Para fazer mais em menos tempo, acompanhe o tempo gasto nas suas tarefas, a cada hora de cada dia, durante uma semana.

Quantas das suas atividades o aproximaram dos seus objetivos?

Quantas foram uma perda de tempo?

Quantas poderiam ter sido delegadas?

Escolha os 20% das suas tarefas que geram 80% dos resultados e delegue ou simplesmente interrompa as restantes.

Para efetivamente fazer menos e conseguir mais, use a regra do MIT:

Escolha as três tarefas mais importantes (MIT, Most Important Tasks) de cada dia e concentre-se completamente em fazê-las num determinado período de tempo. Nada mais do que isso e pode não conseguir conclui-las a todas.

A conquista é um grande motivador. O progresso faz-nos continuar e leva-nos a não parar de prosseguir. Ao restringir-se a um pequeno número de coisas, força-se a concentrar-se apenas no essencial.

6. Possuir e defender o seu tempo

Só cada um se pode apropriar do seu tempo e decidir quanto tempo pode gastar com os seus pensamentos, conversas, ações e até mesmo distrações propositadas que levarão ao seu sucesso.

Warren Buffett diz que "não pode deixar que as outras pessoas definam a sua agenda"

Se 80% de seus resultados vierem de 20% do seu tempo, imagine que se acertar só precisará trabalhar 20%.

Proteja o seu tempo como um investimento valioso.

“O que faz hoje é importante, porque você está a trocar um dia da sua vida por isso ”.

Autor desconhecido

Pessoas ultra-produtivas concentram-se em fazer muito em cada minuto que têm à sua disposição.

Atribua tempo para as suas tarefas, em todos os momentos.

Cada tarefa do dia deve ser atingível, realista e limitada no tempo. E o mais importante é que cada tarefa permita que avance nos seus objetivos diários, semanais ou mensais. A restrição de tempo fará com que se concentre e seja mais eficiente.

Quaisquer que sejam as tarefas, devem ser claras para si, para que saiba no que se concentrar e realmente tenha algo a fazer quando ficar com tempo livre!

Possuir o seu tempo não é apenas ter mais tempo livre; é saber o que quer e usar o tempo que tem de forma produtiva para chegar lá.

"Lembre-se que, se não priorizar a sua vida, outra pessoa o fará", diz Greg McKeown.

Recupere o seu tempo e, de repente, terá tempo extra para trabalhar nas suas metas de vida, relaxar e desestressar, passar tempo com a família e amigos, ler, melhorar-se, trabalhar num projeto da sua paixão ou fazer exercício.

Será uma das coisas mais importantes que faz.

7. Deixar de ser perfeccionista

Se continuar a perseguir a perfeição, poderá levar mais tempo a realizar as suas tarefas - e provavelmente será menos produtivo do que o planeado.

Isto porque quando a sua atividade busca a perfeição, gasta mais tempo numa única tarefa do que o necessário, fazendo com que as suas outras responsabilidades sejam empurradas para trás.

Isso fará com que perca tempo e, possivelmente, incomodará o seu chefe. O perfeccionismo é ainda maior quando você não conta com ninguém além de si mesmo, pois a sintonia fina nunca acaba.

“A perfeição pode acabar por ser o inimigo e é frequentemente uma ilusão, especialmente se continuar a pressionar para melhorar algo que já é bom”, diz Larry Kim, fundador e CEO da MobileMonkey.

8. Medir as suas contribuições e resultados!

Não se limite apenas a avaliar-se pelo que realizou, mas pelo que poderia ter alcançado se usasse os melhores princípios de trabalho.

Se não tiver tempo para avaliar os resultados e descobrir como fazer mais do que o que já está a funcionar, estará a desperdiçar muito tempo em atividades que têm pouco impacto na sua produtividade.

Examine o seu trabalho constantemente.

Analise meticulosamente as suas contribuições e resultados (inputs e outputs).

A esmagadora realidade sobre a vida e viver é a seguinte: vivemos num mundo onde muitas coisas estão a ocupar grande parte do nosso tempo, dando-nos pequenos resultados e pouquíssimas delas são excepcionalmente valiosas.

John Maxwell disse uma vez: “não pode superestimar a falta de importância de praticamente tudo”.

Temporize os seus esforços e documente como está a investir o seu tempo.

Está a ter os resultados que espera?

No início, isto pode parecer uma perda de tempo, mas, logo que veja como são preciosos os dados de desempenho para fazer melhor na sua vida, começará a medir como a semana passou.

Escrito por:Thomas Oppong

Publicado em: Kaizen Habits

Traduzido por: Clarisse Macedo